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蘇州禮儀公司禮儀慶典部談商務交接禮儀
更新時間:2017-08-14   已閱讀:1388

蘇州禮儀公司專業人員與蘇州公關公司禮儀培訓師,交接在商務交往之中,商務伙伴之間合作的成功,是值得有關各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說,在激烈的競爭環境之中、涇渭分明的利益關系之下以及變幻叵測的商界風云之內,商務伙伴之間的合作的確來之不易,因此,它備受有關各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式,就是在商務往來中通常用以慶賀商務伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。
  交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經建設、安裝完成的工程項目或大型設備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站、或飛機、輪船、火車、機械、物資,等等,經驗收合格后正式移交給使用單位之時,所專門舉行的慶祝典禮。

  舉行交接儀式的重要意義在于,它既是商務伙伴們對于所進行過的成功合作的慶賀,是對給予過自己關懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝,又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機,為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。

  交接的禮儀,一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關規范。通常,它具體包括交接儀式的準備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內容。以下,就分別對其加以介紹。

  首先要作好交接儀式的準備。準備交接儀式,主要要關注下列三件事:即來賓的邀約、現場的布置、物品的預備等等。

  來賓的邀請,一般應由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責。在具體擬定來賓名單時,施工、安裝單位亦應主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔,不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。

  在一般情況下,參加交接儀式的人數自然越多越好。如果參加者太少,難免會使儀式顯得冷冷清清。但是,在宏觀上確定參加者的總人數時,必須兼顧場地條件與接待能力,切忌貪多勿得。

  從原則上來講,交接儀式的出席人員應當包括:施工、安裝單位的有關人員,接收單位的有關人員、上級主管部門的有關人員,當地政府的有關人員,行業組織、社會團體的有關人員,各界知名人士、新聞界人士,以及協作單位的有關人員,等等。

  在上述人員之中,除施工、安裝單位與接收單位的有關人員之外,對于其他所有的人員,均應提前送達或寄達正式的書面邀請,以示對對方的尊重之意。

  邀請上級主管部門、當地政府、行業組織的有關人員時,雖不必勉強對方,但卻必須努力爭取,并表現得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機,使施工、安裝單位、接收單位,與上級主管部門、當地政府、行業組織進行多方接觸,不僅可以宣傳自己的工作成績,而且也有肋于有關各方之間進一步地實現相互理解和相互溝通。

  若非涉密,或暫且不宜廣而告之,在舉行交接儀式時,東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加,又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士,亦應盡量來者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題,則必須認真遵守有關的外事規則與外事紀律,事先履行必要的報批手續。

  舉行交接儀式的現場,亦稱交接儀式的會場。在對其進行選擇時,通常應視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數、交接儀式的具體程序與內容,以及是否要求對其進行保密等幾個方面的因素而定。

  根據常規,一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場。有時,亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳,或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。

  將交接儀式安排在業已建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場舉行,最大的長處,是可使全體出席儀式的人員身臨其境,獲得對被交付使用的工程項目或大型設備的直觀而形象的了解,掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進行參觀,則更為方便可行。不過,若是在現場舉行交接儀式,往往進行準備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外,絕非輕而易舉之事。另外,由于將被交付的工程項目或大型設備歸接收單位所有,故此東道主事先要征得對方的首肯,事后還需取得對方的配合。

  將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行,可免除大量的接待工作,會場的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項目、大型設備不宜為外人參觀,或者暫時不方便外人參觀的情況下,以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現場,不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是:東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力,全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設備缺乏身臨其境的直觀感受。

  如果將被交付的工程項目或大型設備的現場條件欠佳,或是出于東道主單位的本部不在當地以及將要出席儀式的人員較多等其他原因,經施工、安裝單位提議,并經接收單位同意之后,交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式,盡管開支較高,但可省去大量的安排、布置工作,而且還可以提升儀式的檔次。

  在交接儀式上,有不少需要使用的物品,應由東道主一方提前進行準備。首先,必不可少的,是作為交接象征之物的有關物品。它們主要有:驗收文件、一覽表、鑰匙,等等。驗收文件,此處是指已經公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表,是指交付給接收單位的全部物資、設備或其他物品的名稱、數量明細表。鑰匙,則是指用來開啟被交接的建筑物或機械設備的鑰匙。在一般情況下,因其具有象征性意味,故預備一把即可。

本文由飛越-蘇州禮儀公司,蘇州燈光音響工程部執行整理!


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